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Escritório de Processos UFLA

A implantação do Escritório de Processos na UFLA visa estudar os processos de trabalho e racionaliza-los buscando-se a eficiência na prestação do serviço público.A implantação do Escritório de Processos na UFLA visa estudar os processos de trabalho e racionaliza-los buscando-se a eficiência na prestação do serviço público.

Em 12 de março de 2013, por meio da Portaria Reitoria n° 179, foram designados servidores para comporem a Comissão de Implantação do Projeto Piloto do Escritório de Processos para mapear os processos-chave, inicialmente dos setores: Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas, Diretoria de Gestão de Materiais, Diretoria de Contratos e Convênios e a Coordenadoria de Materiais e Patrimônio/DGM, e também planejarem e iniciarem ações no sentido de padronização dos mapeamentos, definição de indicadores, proposição de melhorias nesses processos mapeados e seleção e treinamento dos gestores de processos.

Vencida essa etapa inicial, torna-se necessária a formalização do Escritório de Processos na estrutura organizacional da Instituição. Tal ação será efetivada com a sua vinculação à Superintendência de Planejamento da Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão por meio de proposta de alteração de seu regimento interno já encaminhada ao Conselho Universitário. Por situações de mudanças na estrutura administrativa da Universidade, com a criação de uma nova Pró-Reitoria e a necessidade de alterações inclusive no regimento da Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão e suas diretorias vinculadas, tal proposta teve de ser ajustada e já foi submetida ao Conselho Universitário para avaliação.

Entretanto, trabalhos de mapeamento e revisões de processos estão sendo feitos, principalmente nas áreas mais críticas em que observou-se a necessidade urgente de atuação, no sentido de minimizar riscos e aprimorar a efetividade desses serviços.

Assim, o Escritório de Processos terá por finalidade planejar, elaborar, implementar, acompanhar e avaliar o mapeamento e redesenho dos processos de trabalho administrativo da Instituição afim de alcançar sua efetividade. Será dirigido pelo Superintendente de Planejamento e sua composição será por servidores do quadro permanente da UFLA.

Terá ainda como competência desenvolver, implementar e atualizar a metodologia da gestão de processos de trabalho no âmbito da Universidade Federal de Lavras; fomentar a cultura de gestão de processos de trabalho na UFLA; promover a gestão de processos; levantamento, diagramação e documentação de processos críticos; alinhar projetos de gestão de processos de trabalho a metodologia de gestão de projetos da UFLA; promover a melhoria do desempenho dos processos; integrar mecanismos de coordenação organizacional; auxiliar no mapeamento de processos administrativos; propor divulgação interna e externa de boas práticas de ações, iniciativas e projetos de implantação de gestão de processos de trabalho; e a capacitação continuada em Gestão de Processos.

 

Processos Mapeados:

 

Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis e Comunitários (PRAEC)

Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PROEC)

Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (PRGDP)

Pró-Reitoria de Graduação (PRG)

Pró-Reitoria de Infraestrutura e Logística (PROINFRA)

Pró-Reitoria de Pesquisa (PRP)

Pró-Reitoria de Planejamento e Gestão (PROPLAG)

Pró-Reitoria de Pós Graduação (PRPG)