Terminologia Arquivística
ACERVO: Totalidade dos documentos conservados num arquivo.
ACESSO: Possibilidade de consulta a um arquivo como resultado de autorização legal.
ACONDICIONAMENTO: Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.
ARQUIVO CORRENTE: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, são objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
ARQUIVO DESLIZANTE: Arquivo concebido para ampliar o espaço disponível e composto de módulos deslizantes, que funciona por meio manual ou elétrico, tanto na horizontal sobre um trilho, como em círculo sobre um eixo.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.
ARQUIVO PERMANENTE: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Também chamado de arquivo histórico.
ARQUIVO PRIVADO: Conjunto de documentos acumulados em decorrência das atividades de pessoas físicas e jurídicas de direito privado, depositados ou não em instituições públicas.
ARQUIVO: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, para fins de consulta ou prova.
ATIVIDADE-FIM: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.
ATIVIDADE-MEIO: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.
CUSTÓDIA: Responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém a propriedade de uma entidade ou pessoa.
DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL: Documentação composta por gêneros não textuais.
DOSSIÊ: Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica e das atividades-meio de uma instituição.
GRAU DE SIGILO: Indicador dos níveis de restrição ao acesso.
MAÇO: Conjunto de documentos amarrados ou reunidos num mesmo invólucro, formando uma unidade de arquivamento.
METRO LINEAR: Unidade de medida de extensão dos arquivos.
MICROFILMAGEM: Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.
ORDENAÇÃO: Disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação.
PRESERVAÇÃO: Função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO: Conjunto de procedimentos, usualmente automatizados, pelos quais as referências ou dados contidos em documentos são indexados e armazenados, de maneira que possam ser encontrados em respostas a comandos específicos.
SÉRIE: Sequência de unidades de um mesmo tipo documental.
SUBSÉRIE: Divisão de uma série, eventualmente utilizada em razão de variantes do tipo documental.
SUPORTE: Material sobre o qual as informações são registradas.
TIPO DOCUMENTAL: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
TRATAMENTO DOCUMENTAL: Conjunto das atividades de classificação e descrição de documentos.
USUÁRIO: Pessoa que consulta ou pesquisa documentos num arquivo.
VALOR ADMINISTRATIVO: Qualidade pela qual um documento serve ao desempenho das atividadesfim.
VALOR FISCAL: Qualidade pela qual um documento serve à gestão das atividades financeiras.
VALOR INFORMATIVO: Qualidade pela qual um documento, independentemente de seu valor probatório, permite conhecer seres, coisas e fatos.
VIGÊNCIA: Qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.
*Termos extraídos na íntegra do título: ASSOCIAÇÃO dos Arquivistas brasileiros. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, 1966.
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