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Terminologia Arquivística

ACERVO: Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

ACESSO: Possibilidade de consulta a um arquivo como resultado de autorização legal.

ACONDICIONAMENTO: Embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

ARQUIVO CORRENTE: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, são objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

ARQUIVO DESLIZANTE: Arquivo concebido para ampliar o espaço disponível e composto de módulos deslizantes, que funciona por meio manual ou elétrico, tanto na horizontal sobre um trilho, como em círculo sobre um eixo.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

ARQUIVO PERMANENTE: Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor. Também chamado de arquivo histórico.

ARQUIVO PRIVADO: Conjunto de documentos acumulados em decorrência das atividades de pessoas físicas e jurídicas de direito privado, depositados ou não em instituições públicas.

ARQUIVO: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, para fins de consulta ou prova.

ATIVIDADE-FIM: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

ATIVIDADE-MEIO: Conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: Sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.

CUSTÓDIA: Responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém a propriedade de uma entidade ou pessoa.

DOCUMENTAÇÃO ESPECIAL: Documentação composta por gêneros não textuais.

DOSSIÊ: Unidade documental em que se reúnem informalmente documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica e das atividades-meio de uma instituição.

GRAU DE SIGILO: Indicador dos níveis de restrição ao acesso.

MAÇO: Conjunto de documentos amarrados ou reunidos num mesmo invólucro, formando uma unidade de arquivamento.

METRO LINEAR: Unidade de medida de extensão dos arquivos.

MICROFILMAGEM: Produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.

ORDENAÇÃO: Disposição dos documentos de uma série, a partir de elemento convencionado para sua recuperação.

PRESERVAÇÃO: Função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO: Conjunto de procedimentos, usualmente automatizados, pelos quais as referências ou dados contidos em documentos são indexados e armazenados, de maneira que possam ser encontrados em respostas a comandos específicos.

SÉRIE: Sequência de unidades de um mesmo tipo documental.

SUBSÉRIE: Divisão de uma série, eventualmente utilizada em razão de variantes do tipo documental.

SUPORTE: Material sobre o qual as informações são registradas.

TIPO DOCUMENTAL: Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

TRATAMENTO DOCUMENTAL: Conjunto das atividades de classificação e descrição de documentos.

USUÁRIO: Pessoa que consulta ou pesquisa documentos num arquivo.

VALOR ADMINISTRATIVO: Qualidade pela qual um documento serve ao desempenho das atividadesfim.

VALOR FISCAL: Qualidade pela qual um documento serve à gestão das atividades financeiras.

VALOR INFORMATIVO: Qualidade pela qual um documento, independentemente de seu valor probatório, permite conhecer seres, coisas e fatos.

VIGÊNCIA: Qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

*Termos extraídos na íntegra do título: ASSOCIAÇÃO dos Arquivistas brasileiros. Dicionário de terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros, 1966.

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